Privacy Privacy

Privacy

Medprevent vindt het van groot belang dat de persoonsgegevens van haar gebruikers van de website worden beschermd. Op deze pagina vindt u de Privacyverklaring van Medprevent. Wij verwerken uw gegevens conform de eisen die de Wet Bescherming Persoonsgegevens stelt.

Persoonlijke gegevens:
Wanneer u de website van Medprevent bezoekt, zonder gebruik te maken van onze producten/diensten of zonder informatie op te vragen, hoeft u geen enkele persoonlijke informatie te vermelden. Wanneer er wel gebruik wordt gemaakt van onze producten/diensten of wanneer u informatie wilt opvragen, is het voor ons noodzakelijk om uw gegevens zoals naam, mailadres en eventueel andere gegevens te vragen en te verwerken.

Gebruik van gegevens:
Medprevent zal de door u verstrekte gegevens gebruiken om u zo goed mogelijk te kunnen informeren over beschikbare producten en diensten. Medprevent stelt geen gegevens beschikbaar aan derden en doet er alles aan om alle persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Er wordt uiteraard erg veel aandacht besteed aan het klantenbestand. Wanneer u uw persoonsgegevens wilt laten verwijderen uit dit bestand, kunt u een e-mail sturen naar info@medprevent.nl.

Art. 1 Begripsomschrijving:
In dit reglement wordt verstaan onder:

1.1  Medprevent: De betreffende organisatie waarvoor dit reglement is geschreven.
1.2 Geregistreerde:   een klant waarvan persoonsregistraties zijn opgenomen door Medprevent.
1.3 Persoonsgegevens:  gegevens zijn Persoonsgegevens als:

  • de gegevens informatie bevatten over een natuurlijk persoon; en
  • die persoon identificeerbaar is.

1.4 Verstrekken van gegevens uit de Persoonsregistratie:  het bekend maken of ter beschikking stellen van Persoonsgegevens, die in de Persoonsregistratie zijn opgenomen, of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.
1.5 Gebruikers:  de medewerkers van Medprevent.
1.6 Werknemer: een werknemer van de aangesloten organisatie bij Medprevent.
1.7 Werkgever: de aangesloten organisatie bij Medprevent.
1.8 Medische gegevens: alle gegevens welke medische informatie bevatten van de werknemers van de aangesloten organisaties bij Medprevent.

Art. 2 Doel

2.1       De Persoonsregistratie heeft tot doel, gegevens vastleggen:

                                   -   van betrokkenen

                                   -   van bedrijfsartsen

2.2       Medprevent zal geen Persoonsgegevens in de Persoonsregistratie doen opnemen voor andere, dan de in art. 2.1 genoemde doeleinden. Het gebruik van opgenomen Persoonsgegevens vindt alleen plaats in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement.

2.3       Medprevent dient zich bij het vastleggen van medische gegevens te conformeren aan de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (o.a. met betrekking tot de bewaartermijnen van medische gegevens).

Art. 3 Werking van de persoonsregistratie

3.1        De Persoonsregistratie wordt gebruikt binnen Medprevent.
De registratie bestaat uit een geautomatiseerd en een papieren gedeelte. Het geautomatiseerd gedeelte is beveiligd door middel van een password. De papieren dossiers worden bewaard in een afsluitbare ruimte, in afsluitbare metalen dossierkasten. Niet langer actieve gegevens worden vernietigd.

3.2       Medprevent is verantwoordelijk voor het goed functioneren en de beveiliging van de Persoonsregistratie. Het handelen met betrekking tot de werking van de Persoonsregistratie en de verstrekking van gegevens uit de registratie wordt beperkt door dit reglement.

Art. 4 Te verzamelen gegevens

4.1       In de Persoonsregistratie worden geen andere persoonsgegevens opgenomen dan:                 

a. personalia betrokken (cursisten/keurlingen/werknemers)

b. gegevens bedrijfsartsen (cliënt)

4.2              De in het eerste lid (4.1.a) bedoelde persoonsgegevens worden verkregen uit:

-                     telefonisch contact/ e-mail / brief

4.3              De in het eerste lid (4.1.b) bedoelde persoonsgegevens worden verkregen uit:

-                     spreekuur , medisch consult

De gegevens van de arts vallen onder het medisch beroepsgeheim.

Art. 5 Omgang met privacygevoelige informatie/medische gegevens

Om de privacy van de geregistreerde te waarborgen, is het van groot belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met privacygevoelige informatie. Centraal hierin staat de omgang met medische gegevens. In de volgende artikelen wordt de omgang met deze gegevens uitgebreid toegelicht.

5.1       Het versturen van medische rapportages gebeurd zowel per mail als per post. Medische rapportages worden alleen per mail verzonden wanneer de cliënt een persoonlijk e-mailadres heeft doorgegeven. Via een streng beveiligde methode wordt de rapportage digitaal verzonden, genaamd RPost. Wanneer er geen persoonlijk e-mailadres in het bezit van Medprevent is wordt de rapportage verzonden per post (persoonlijk geadresseerd) naar het persoonlijk adres van de cliënt.

5.2       Aangezien medische rapportages medische gegevens bevatten, worden deze enkel en alleen ter beschikking gesteld aan de betreffende persoon. Werkgevers krijgen vanuit Medprevent geen inzage in deze persoonlijke medische informatie. Enkel bij hoge uitzondering, alleen wanneer dit noodzakelijk is en de werknemer hier uitdrukkelijke toestemming voor geeft, is het mogelijk dat de werkgever inzage krijgt in het medisch dossier van de werknemer. Deze toestemming kan alleen verkregen worden via een schriftelijk en persoonlijk getekend machtigingsformulier. Hiervan wordt dan een aantekening gemaakt in het medisch dossier van de werknemer.  Dit zou ook kunnen via een arts-gemachtigde. Getekende machtigingsformulieren worden bewaard en beheerd door de Casemanager in de afgesloten kast op de afdeling in de map ‘Medische info + machtigingen’.   

5.3       Medische gegevens worden enkel en alleen gedeeld met andere instanties wanneer er door de betreffende werknemer een schriftelijke machtiging wordt ingediend met het verzoek hiertoe. Ook wanneer Medprevent medische gegevens van een werknemer wil ontvangen van een andere partij wordt hiervoor een schriftelijke machtiging ingediend, waarbij altijd de toestemming van de betrokkene werknemer noodzakelijk is. Getekende machtigingsformulieren worden bewaard en beheerd door de Casemanager in de afgesloten kast op de afdeling in de map ‘Medische info + machtigingen’.  

5.4       De bedrijfsarts van Medprevent legt het spreekuurverslag voor aan de werknemer waarna er door de werknemer akkoord wordt gegeven op de gebruikte formulering van de bedrijfsarts. Spreekuurverslagen bevatten geen medische informatie en worden verzonden aan werkgever en werknemer per mail.

5.5       Medprevent maakt gebruik van een medische schijf waar een beperkt aantal werknemers toegang tot heeft en welke door de ICT beheerders afgesloten zijn voor het overige personeel. Deze schijf is alleen beschikbaar voor bedrijfsartsen, casemanager en geselecteerd administratief personeel (zie bijlage 2: Overzicht toegang medische gegevens). Daarnaast is er een speciale map, genaamd ‘Verzuim’ waar de medische gegevens staan. Deze map is alleen beschikbaar voor bedrijfsartsen en casemanagers, welke onder de verlengde arm constructie werken van de bedrijfsarts. In de procedure beheersing van registraties (1.2.d) en in de bijlage van dit reglement, is een overzicht te vinden van welke medewerkers van Medprevent toegang hebben tot deze schijf en deze map.   

5.6       Medprevent maakt gebruik van het ziekteverzuimprogramma Verzuimsignaal. Persoonsgegevens van klanten die zich hebben aangesloten bij Arbodienst Medprevent worden uitgezet in dit online zeer goed afgeschermde systeem. De casemanager, de afdeling Arbo & Keuringen en de contactpersoon van de klant hebben toegang tot de benodigde persoonsgegevens welke niet medisch van aard zijn. Medische gegevens zijn alleen toegankelijk voor de bedrijfsartsen. Het doel hiervan is dat zowel de werkgever als Medprevent inzicht hebben in wettelijke termijnen van ziektegevallen en inzicht hebben in de gegevens van de werknemers, waarvan de medische gegevens dus alleen toegankelijk zijn voor de bedrijfsartsen. Verzuimsignaal is onderdeel van I-signaal, welke net als Medprevent aangemeld is bij het College Bescherming van Persoonsgegevens.

5.7       Aan de werkgever zullen geen mededelingen worden gedaan over welke werknemers een bezoek hebben gebracht aan het arbeidsomstandighedenspreekuur of vrijwillig hebben deelgenomen aan periodieke onderzoeken, zonder dat werknemers hiervoor hun goedkeuring hebben gegeven. Daarnaast dient ook goedkeuring te worden gegeven over de formulering van de bedrijfsarts in het spreekuurverslag.

5.8       Aan de verzuimverzekeraar wordt alleen een overzicht verspreid van zieke werknemers en de verzuimperiode. De verzekeraar krijgt geen inzicht in medische informatie noch over het dossier van de zieke werknemer. Er dient hier zeer strikt te worden gehandeld.

5.9       Kasten met medische dossiers worden aan het eind van iedere werkdag door de afdeling Arbo & Keuringen afgesloten. De sleutel ligt op een door de afdeling afgesproken plaats.

5.10     Officiële beroepsziekten worden gemeld bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten (NCvB).

5.11     De werknemer van wie de persoonsgegevens door Medprevent zijn vastgelegd heeft inzagerecht, correctierecht en het recht op afschrift. Men kan hier beroep op doen door middel van een schriftelijke en getekende aanvraag.

Art. 6 Kennisgeving

6.1       Medprevent zal door middel van een algemeen kennisgeving het bestaan van de registratie en van dit reglement kenbaar maken en daarbij aangeven op welke wijze het reglement kan worden ingezien en verkregen en nadere informatie ter zake kan worden ingewonnen. Daarnaast is dit privacyreglement ‘online’ te vinden op de website www.medprevent.nl.

6.2       Voor zover andere doelen dan dienstverlening een doelstelling vormen van de registratie, heeft Medprevent de plicht de geregistreerde of diens wettelijke vertegenwoordiger vooraf te informeren omtrent de aard van de gegevens die over zijn persoon in de registratie worden opgenomen, alsmede de doeleinde die daarmee worden nagestreefd, een en ander met inachtneming van het in artikel 3 bepaalde.

Art. 7 Verwijderen van gegevens

7.1       Na afloop van de dienstverlening heeft de geregistreerde of diens wettelijk vertegenwoordiger het recht te verzoeken (schriftelijk) om vernietiging van tot zijn persoon herleidbare gegevens. Inwilliging van dit verzoek kan slechts worden geweigerd indien bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is , dan wel voor zover Medprevent jegens de financier van de dienstverlening tot bewaring gehouden is of indien ter zake van die dienstverlening een geschil aanhangig is gemaakt of dreigt te worden gemaakt.

7.2       Indien het verzoek wordt ingewilligd, worden de betreffende gegevens hetzij vernietigd, hetzij zodanig geanonimiseerd, dat herleiding redelijkerwijs   onmogelijk is.

Art. 8 Verstrekken van gegevens

 - Persoongegevens kunnen worden verstrekt aan medewerkers van Medprevent, de daarin samenwerkende freelancers / kerndeskundigen, voor zover dit past binnen het doel van de registratie en voor hun taakuitoefening noodzakelijk is.  Het gaat hierbij om:   

-         degene, die rechtstreeks betrokken zijn bij de dienstverlening van de geregistreerde;

-         degene, wier taak het is de verleende dienstverlening te controleren.

Art. 9 Bewaartermijn

Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften houdt Medprevent de wettelijke vastgestelde bewaartermijnen van medische gegevens. (15 jaar en 40 jaar indien blootstelling aan carcinogenen stoffen of biologische agentia heeft plaatsgevonden en 30 jaar indien een werknemer heeft gewerkt met ioniserende straling.)  Nadat de bewaartermijn is verstreken, worden de betreffende persoonsgegevens uit de registratie verwijderd.

Art. 10 Klachten

Klachtenregeling Medprevent B.V.:
Hoewel Medprevent B.V. uiteraard tracht om haar klanten naar wens te bedienen is het mogelijk dat iets niet naar wens verloopt. Met deze klachtenregeling wil Medprevent B.V. ervoor zorgen dat eventuele klachten op een goede wijze behandeld worden. Wanneer u een klacht heeft, kunt u deze melden bij onze Kwaliteitsmanager: dhr. A. Zwart via a.zwart@medprevent.nl. Wij zullen uw klacht met zorg behandelen via onderstaande procedure.

Doel
Het op zorgvuldige en uniforme wijze registreren en afhandelen van klachten, het wegnemen van oorzaken en het nemen van adequate maatregelen om herhaling te voorkomen

Definities van de begrippen

Klacht

Een klacht in het kader van deze regeling is iedere uiting van onvrede door of namens een belanghebbende inzake de dienstverlening van de arbodienst in het algemeen of inzake het handelen of nalaten van individuele medewerkers van de arbodienst, welke niet na een enkele toelichting of onmiddellijke correctie wordt verholpen, met uitzondering van klachten betreffende het medisch oordeel van de bedrijfsarts of het medisch handelen van de bedrijfsarts.

Werkdag

Een dag niet zijnde zaterdag of zondag of in de Algemene Termijnenwet erkende nationale feestdag.

Week

Periode van 7 dagen beginnend op een werkdag en eindigend 7 dagen later om 24.00 uur.

Maand

Periode beginnend op een werkdag en eindigend op dezelfde datum van de daaropvolgende kalendermaand om 24.00 uur.

De procedure

1. Recht van de klager

De klager kan zich bij het indienen en vervolgen van de klachtprocedure laten bijstaan door een of meer door hem aan te wijzen deskundige(n).

2. Registratie

Iedere mondelinge of schriftelijke klacht wordt door de ontvanger in het daarvoor bestemde automatiseringssysteem geregistreerd naar herkomst, korte inhoud en datum en wijze van ontvangst (schriftelijk of mondeling). Eventueel wordt telefonisch extra informatie opgevraagd over de klacht.

3. De verantwoordelijke

De geregistreerde klacht wordt op de dag van ontvangst doorgegeven aan de klachtafhandelaar (de verantwoordelijke voor de klachtafhandeling; dit is niet degene tot wie de klacht zich in persoon richt).

4. Bevestiging

Uiterlijk op de vijfde werkdag na de dag van ontvangst van de klacht wordt er een schriftelijke ontvangstbevestiging aan de klager gestuurd, waarbij de klager tevens wordt geïnformeerd over de verdere procedure. Ook wanneer de klacht niet in behandeling wordt genomen, wordt dit schriftelijk aan de klager gemeld.

5. Onderzoek

De klachtafhandelaar legt de ontvangen klacht voor aan de betrokken medewerker(s), zorgt dat de reactie van deze medewerker(s) wordt samengevat en akkoord wordt bevonden door de betrokkenen. De klachtafhandelaar registreert de verworven informatie in het daarvoor bestemde systeem. Ook informeert de klachtafhandelaar de betrokkenen over de verdere afhandeling van de klacht.

6. Schriftelijk antwoord

Na het bepalen van de al dan niet gegrondheid van de klacht, ontvangt de klager uiterlijk binnen drie weken na ontvangst van de klacht een schriftelijk antwoord van de klachtafhandelaar waarin de klacht en de voorgestelde oplossing/te nemen maatregelen worden vermeld. Tevens wordt de klager gewezen op de verder te volgen procedure indien hij/zij het niet eens is met de voorgestelde afhandeling van de klacht.

7. Niet eens met voorgestelde afhandeling klacht

Indien klager het niet eens is met de schriftelijk voorgestelde afhandeling van de klacht, maakt hij/zij dit binnen een maand schriftelijk kenbaar aan de algemene leiding/directie van Medprevent B.V..

8. Mondelinge toelichting

De klager wordt binnen een week na ontvangst van de in het voorgaande artikel bedoelde mededeling van klager door Medprevent B.V. in de gelegenheid gesteld mondeling de klacht toe te lichten aan de in artikel bedoelde verantwoordelijke. Indien dat door beide partijen nuttig wordt geoordeeld en indien van toepassing vindt de mondeling toelichting plaats in een gesprek waarbij, naast de klachtafhandelaar, ook de medewerk aanwezig is op wie de klacht betrekking heeft. Indien zulks door een der partijen wordt gewenst, is bij dit gesprek nog een tweede vertegenwoordiger van Medprevent B.V. naast de klachtafhandelaar aanwezig. Schriftelijk wordt vastgelegd dat deze mondelinge procedure heeft plaatsgevonden en in welke vorm.

9. Definitieve beslissing

Indien de klager geen gebruik maakt van de mogelijkheid tot mondelinge toelichting bedoeld in artikel 8, ontvangt hij/zij binnen twee weken een definitieve beslissing van de algemene leiding/directie van Medprevent B.V..

10. Afdoening

Tijdens de in artikel 7 bedoelde mondelinge procedure kan aan de klager een voorstel worden gedaan tot afdoening van de klacht. Klager kan hierop onmiddellijk reageren. Indien in het gesprek een bevredigende afdoening van de klacht wordt gerealiseerd, wordt dit aan het einde van het gesprek schriftelijk vastgelegd.

11. Definitief voorstel en GA

Indien de in artikel  bedoelde mondelinge procedure niet tot een wederzijds bevredigende oplossing en afdoening van de klacht heeft geleid, wordt aan klager uiterlijk binnen twee weken na dat gesprek schriftelijk een definitief voorstel gedaan voor afhandeling van de klacht. Daarbij wordt klager gewezen op de mogelijkheid zich desgewenst te wenden tot de Geschillencommissie Arbodiensten volgens het reglement van die Geschillencommissie en op de daarin aangegeven gronden.

12. Preventieve maatregelen

De klachtafhandelaar bepaalt of er maatregelen genomen kunnen worden om herhaling te voorkomen van de omstandigheden die tot de klacht hebben geleid. Deze maatregelen worden schriftelijk vastgelegd.

13. Analyse

De klachtafhandelaar analyseert elk jaar de klachten, hij beoordeelt of er trends zichtbaar zijn, of er corrigerende maatregelen hebben geleid tot tevredenheid en of de preventieve maatregelen hebben geleid tot verbetering.

14. Overschrijding gestelde termijn

Overschrijding van enige in de voorgaande artikelen gestelde termijnen heeft van het moment van overschrijding van die termijn tot gevolg dat bij het eventueel voorleggen van de klacht aan de Geschillencommissie Arbodiensten niet aan klager kan worden tegengeworpen dat de interne klachtprocedure nog niet is afgerond, tenzij over de overschrijding van de termijn overleg heeft plaatsgevonden met de klager en deze daarmee heeft ingestemd.

Art. 11 Interne audit

- Ieder jaar zal er een interne audit worden gedaan op naleving van de bepalingen van het privacyreglement.

Art. 12 Wijziging van het reglement

Wijzigingen van dit reglement worden aangebracht door Medprevent na goedkeuring van de directie. Wijzigingen zullen ook direct worden doorgevoerd op de website van Medprevent, waar het volledige reglement geplaatst is.

 

Online Privacy:

Cookies: Op de website van Medprevent worden de bezoekgegevens bijgehouden. Hierbij worden IP-adressen verzamelt en cookies gebruikt. Deze worden gebruikt om trends te analyseren, om het gebruik te volgen en demografische gegevens te verzamelen. Het doel hiervan is om de website te optimaliseren, zodat Medprevent haar diensten beter kan afstemmen op de vraag van de bezoekers van de website. Op deze manier wil Medprevent het voor al haar bezoekers zo gemakkelijk mogelijk maken om binnen de website alles zo goed mogelijk te vinden.
Een Cookie is een compact stukje informatie dat op uw computer wordt opgeslagen. Een Cookie ondersteund bijvoorbeeld het onthouden van uw gegevens. Tijdens het bezoek aan www.medprevent.nl wordt deze Cookie aangemaakt en geraadpleegd door onze systemen. De meeste browsers accepteren cookies, maar over het algemeen is het mogelijk om de instelling van een browser te wijzigen, waardoor deze geen cookies accepteert. Niet-functionele cookies, die wij gebruiken:

Google analytics cookie (cookienaam: __utma, __utmb, __utmc, __utmz) Google Analytics is een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. Onze samenwerkingspartners die het technische gedeelte van overstapservices zoals Energie en Zorgverzekeringenvergelijker in beheer hebben meten bezoekgegevens. Denk aan bezoekersaantallen, aantal overstappers en deelnemers aan een actie. Zowel de Consumentenbond als de samenwerkingspartners kunnen niet zien wie (welke pc) de website bezoekt. Google kan dit als aanbieder van de dienst wel. __utma ( 2 jaar ) __utmb ( 30 minuten ) __utmc ( eind van de sessie ) __utmz ( 6 maanden )

Twitter (cookienaam: _twitter_sess, guest_id, k) Deze cookie wordt alleen geplaatst indien u gebruik maakt van Twitter en ingelogd bent voor deze service. Het maakt het mogelijk om berichten te (re)tweeten. _twitter_sess ( eind van de sessie ) guest_id ( 6 maanden ) k ( 6 maanden)

Facebook (cookienaam: reg_fb_gate, reg_fb_ref, datr,lsd) Deze cookies worden alleen geplaatst indien u gebruik maakt van Facebook en ingelogd bent voor deze service. Het maakt het mogelijk om berichten te liken. reg_fb_gate ( eind van de sessie ) reg_fb_ref ( eind van de sessie ) datr ( 6 maand ) lsd ( eind van de sessie)

Extra toelichting Google Analytics website statistieken: Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. ("Google"). Google Analytics maakt gebruik van "cookies" (tekstbestandjes die op uw computer worden geplaatst) om de website te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van de website (met inbegrip van uw IP-adres) wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe u de website gebruikt, rapporten over de website-activiteit op te stellen voor website-exploitanten en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik.

Google mag deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. Google zal uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U kunt het gebruik van cookies weigeren door in uw browser de daarvoor geëigende instellingen te kiezen. Wij wijzen u er echter op dat u in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten.

Door gebruik te maken van deze website geeft u toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

Aanpassen privacy & cookies: Wij behouden ons het recht voor om deze privacy & cookie policy aan te passen. Deze privacy & cookie policy is afgestemd op het gebruik van en de mogelijkheden op deze site. Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze site, kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacy & cookie policy.

Eventuele links:
Medprevent is niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van websites waarop u terecht kunt komen doordat u via deze website doorgelinkt wordt. Voordat u hier persoonlijke gegevens doorgeeft, kunt u beter eerst de desbetreffende privacyverklaring van deze site doornemen.

Vragen:

Heeft u vragen of opmerkingen over onze privacy & cookie policy , dan kunt u deze stellen aan:
Medprevent B.V.
Trijehoek 19
8408 HB Lippenhuizen, Nederland
Telefoon: 0513 – 46 62 17
E-mail: info@medprevent.nl