Nieuwe beleidsregels zieke werknemer gepubliceerd Het laatste nieuws

Nieuwe beleidsregels zieke werknemer gepubliceerd

28-04-2016: Vorige week heeft de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) nieuwe beleidsregels gepubliceerd ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens van een zieke werknemer. Deze beleidsregels bevatten actuele informatie voor zowel werknemers, werkgevers als andere partijen die gegevens over de gezondheid van (zieke) werknemers verwerken. Deze beleidsregels zijn voor de AP het uitgangspunt als er onderzocht wordt of een organisatie in overeenstemming met de wet, gezondheidsgegevens van de werknemers verwerkt. 

Zodra werknemers zich ziek melden, worden er door diverse partijen gegevens over hen uitgewisseld. De belangrijkste betrokken partijen zijn de zieke werknemer, de werkgever, de arbodienst of bedrijfsarts, het re-integratiebedrijf, het UWV en de verzuimverzekeraar. De beleidsregels gaan in op de diverse fases in de arbeidsrelatie, te weten de sollicitatieprocedure, de ziekmelding en de begeleiding en re-integratie van zieke werknemers. 

Werkgevers en werknemers
Een werkgever wil een zieke werknemer graag zo snel mogelijk weer aan het werk krijgen. Uiteraard hebben ze hiervoor informatie van de werknemer nodig. Bijvoorbeeld al om te bepalen of ze hun loon door moeten betalen. Hier tegenover staat dat werknemers recht hebben op privacy. Het is daarom wettelijk niet toegestaan voor werkgevers om gegevens te verwerken over de aard en oorzaak van de ziekte van hun werknemers. Alleen de arbodienst of de bedrijfsarts mag deze medische gegevens (welliswaar ook beperkt) verwerken. Wel mogen werkgevers aan zieke werknemers gegevens vragen die noodzakelijk zijn om te kunnen bepalen hoe het verder zal moeten met hun werkzaamheden. Voorbeelden hiervan zijn wanneer een werknemer weer verwacht aan het werk te kunnen en of er nog lopende afspraken zijn waarmee iets dient te gebeuren. 

Arbodienst en bedrijfsarts
Om te bepalen wat de mogelijkheden en beperkingen van een werknemer zijn, kan er door de werkgever een arbodienst of bedrijfsarts ingeschakeld worden. Ook van de arbodienst of de bedrijfsarts krijgt de werkgever niet alles te horen. Alleen de noodzakelijke gegevens (bijvoorbeeld om te bepalen of het loon doorbetaald dient te worden of gegevens die nodig zijn voor verzuimbegeleiding of re-integratie) mogen doorgegeven worden. De werkgever kan dan samen met de werknemer bekijken wat voor werkzaamheden de werknemer nog wel kan doen. 

Persoonsgegevens in de arbeidsrelatie
Bij de Autoriteit Persoonsgegevens heeft de verwerking van gevoelige medische informatie dit jaar prioriteit. Zo hebben er diverse onderzoeken plaatsgevonden bij verzuimbedrijven, arbodiensten en werkgevers waar in strijd met de wet, medische gegevens van werknemers werden verwerkt. Een werkgever mag bij een ziekmelding de volgende gegevens vragen en registreren:

  • Telefoonnummer en adres van verblijf
  • Vermoedelijke duur van het verzuim
  • Lopende afspraken en werkzaamheden
  • Of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt
  • Of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval
  • Of er sprake is van een verkeersongeval waarbij eventueel aansprakelijke derde(n) betrokken is

In principe mag de werkgever geen andere gegevens verwerken dan deze gegevens. Ook niet met toestemming van de werknemer. Gelet op de gezagsverhouding tussen werkgever en werknemer, kan de werknemer zich namelijk gedwongen voelen toestemming te verlenen, zodat er geen sprake is van een vrije wilsuiting. Wel kan de werknemer uit zichzelf natuurlijk meer vertellen, dit is geen probleem zolang het niet wordt geregistreerd. Alleen als een werknemer een ziekte heeft waarbij het noodzakelijk kan zijn dat directe collega's in geval van nood weten hoe te handelen (bijvoorbeeld bij epilepsie of suikerziekte), mag de werkgever de vrijwillig door de werknemer verstrekte gegevens over zijn of haar ziekte registreren.  Maar ook hierin is de AP duidelijk: 'Er mogen niet meer gegevens worden verwerkt dan strikt noodzakelijk is voor het doel. In deze gevallen kan de verstrekking plaatsvinden op grond van ‘uitdrukkelijk toestemming’, zoals bedoeld in artikel 23, eerste lid, onder a, Wbp.'


Arbeidsongeval
De werkgever mag aan een werknemer vragen of de ziekte is veroorzaakt  door een arbeidsongeval. Op grond van artikel 9 van de Arbowet is een werkgever namelijk verplicht om arbeidsongevallen die leiden tot de dood, blijvend letsel of een ziekenhuisopname, direct te vermelden bij de Arbeidsinspectie. Desgevraagd moet er ook een rapport over het ongeval worden uitgebracht. Ook dient er een lijst bijgehouden te worden van de gemelde arbeidsongevallen en van de arbeidsongevallen die geleid hebben tot een verzuim van meer dan drie werkdagen. Hierop dient ook de aard en de datum van het ongeval geregistreerd te worden. 

Volledig rapport: 'De zieke werknemer' van De Autoriteit Persoonsgegevens